Vier Möglichkeiten mittels Data Governance den CO2-Fußabdruck zu verringern

Data Governance ist ein Geflecht aus Strukturen und Vorgehensweisen, das dafür sorgt Daten zu sammeln, speichern, verarbeiten und schließlich zuverlässig und sicher zu entsorgen. Für Unternehmen bedeutet das, dass die Firmendaten korrekt und zuverlässig und für den Anwender einfach zu finden, zu verstehen und anzuwenden sind.

Aus folgenden Gründen ist Data Governance für Unternehmen essentiell:

• Effizienzsteigerung durch klare Abgrenzung bzw. Definition der Kerndaten, die zur Erreichung der unternehmerischen Ziele benötigt werden
• Verringerung des Sicherheitsrisikos: Gut strukturierte Daten sind einfacher zu überwachen und erleichtern die Einhaltung von Vorschriften, wie z. B. die DSGVO
• Bessere Analysen des Unternehmerwachstums, indem Klarheit hinsichtlich der wichtigsten zu verfolgenden Kennzahlen geschaffen wird.

Darüber hinaus ist gute, verantwortungsvolle Data Governance eine Grundvoraussetzung für regulierte Branchen, die staatlichen Vorschriften unterliegen, wie beispielsweise die Finanz- oder Pharmaindustrie, und somit unbedingt erforderlich.

Spätestens jetzt sollte es auf der Hand liegen, dass Data Governance für Unternehmen von besonderer Bedeutung ist, etwaige Lücken werden hier besser früher als später geschlossen.

Wie dem auch sei, ein Vorteil von Data Governance wird zumeist außer Acht gelassen. Hast du dir schon einmal überlegt, dass das richtige Maß an Data Governance den CO2-Fußabdruck deines Unternehmens verringern kann?

Im Folgenden stellen wir dir die Gründe hierfür vor:

1. Data Governance reduziert den Umfang der gespeicherten Daten

Im Allgemeinen hat Datenspeicherung eine nicht zu vernachlässigende negative Auswirkung auf die Umwelt. Laut Angaben des MIT, dem Massachusetts Institute of Technology, macht der Stromverbrauch der IT-Branche zwei 2 % der globalen Kohlenstoffemissionen aus, und die Cloud hat einen größeren Fußabdruck als die Luftfahrtindustrie.

Für die Speicherung von Daten werden große Mengen an Energie verbraucht. Datenzentren benötigen viel Strom um Server zu betreiben und zu kühlen, auch Herstellung und Transport der Speichergeräte dürfen hierbei nicht außer Acht gelassen werden. Mit der Zunahme von gespeicherten Daten wächst auch die Größe des CO2-Fußabdrucks.

Das ist insofern besonders bedenklich, weil weniger als 0,5 % der Daten analysiert oder überhaupt genutzt werden. Es ist nicht unwahrscheinlich, dass der größte Teil deiner Firmendaten für deine unternehmerischen Zwecke völlig irrelevant oder unwichtig ist – oder die Daten sind doppelt vorhanden, inkorrekt oder fehlerhaft.

Obwohl manche Cloud-Plattformen auf Nachhaltigkeit hinarbeiten (wie etwa AWS, wo man sich Klimaneutralität bis 2025 zum Ziel gesetzt hat), sind wir im Allgemeinen noch sehr weit davon entfernt einen substantiellen Beitrag für den Klimawandel zu leisten. Alleine schon deshalb sollte sich jedes Unternehmen Gedanken zum Umweltschutz machen.

Und hier kommt nun Data Governance ins Spiel. Wenn du über die im Unternehmen gespeicherten Daten Bescheid weißt und diese verstehst, können überflüssige oder unnötige Daten schnell erkannt und eliminiert werden. Entsprechend reduziert sich der Energieverbrauch der Speicherung.

Darüber hinaus kann die Umsetzung geeigneter Maßnahmen zur Datenverwaltung und -aufbewahrung Unternehmen dabei helfen, ihre Datenspeicherinfrastruktur zu optimieren. So wird beispielsweise durch Data-Governance-Richtlinien sichergestellt, dass dein Unternehmen Daten nur an energieeffizienten Standorten speichert, die erneuerbare Quellen nutzen.

2. Data Governance reduziert unnötige Daten-Vorgänge

Computerwesen und Datenverarbeitung haben enorme Auswirkungen auf die Umwelt: Der Betrieb eines PCs verursacht im Durchschnitt 12,5 kg CO2-Emissionen pro Monat (Emissionen bei der Herstellung und Entsorgung nicht berücksichtigt).

Durch geeignete Data-Governance-Maßnahmen kann dein Unternehmen sicherstellen, dass in der Datenverarbeitung weniger unnötige Vorgänge durchgeführt werden. Datensuche benötigt Energie. Die Erstellung von Berichten kann Stunden dauern, was vor allem dann ein Problem darstellt, wenn es keine Data-Governance-Richtlinien gibt, die genau festlegen, welche Unterlagen nun eigentlich tatsächlich erforderlich sind. Vielleicht erstellt deine Firma täglich Berichte, obwohl das gar nicht nötig wäre. Oder mehrere Abteilungen erarbeiten parallel ähnliche Berichte, obwohl ein gemeinsamer völlig ausreichend wäre.

Zuviel Data Governance kann jedoch auch schnell zum Problem werden. Viele Unternehmen begehen den Fehler den Fokus zu sehr auf Prozesse und Tools zu legen anstatt sich auf das Endziel, den allgemeinen Zugang zu Daten und deren leichte Nutzbarkeit, zu konzentrieren. Wenn die Data-Governance-Strukturen zu starr und unflexibel aufgebaut sind, erschwert dies den Angestellten den Datenzugriff, was wiederum einen erhöhten Energieaufwand bedeutet.

Mittlerweile ist klar: Das richtige Maß an Data Governance verringert den CO2-Fußabdruck, noch dazu bei gleichzeitiger Effizienz-Steigerung und weniger Energieverbrauch. Gibt es konkrete und konsistente Rahmenbedingungen zur Datenverwaltung innerhalb eines Unternehmens, die sowohl mit den Zielen als auch Bedürfnissen der Mitarbeiter übereinstimmen, reduziert sich nicht nur der Zeit- und Ressourcenaufwand für datenbezogene Angelegenheiten ganz erheblich, die Daten können zudem auch besser für Entscheidungsfindungen und strategische Planung genutzt werden.

3. Data Governance reduziert Zeitverlust

Unbrauchbare oder fehlerhafte Daten verschwenden die Zeit des Mitarbeiters in vielerlei Hinsicht. In einem großen und unorganisierten Datenbestand nach den richtigen Daten zu suchen kostet viel Zeit, wie auch die Korrektur oder Überprüfung ungenauer Daten. Dies kann schnell zur Verzögerung bei der Erledigung wichtiger Aufgaben oder Projekte führen. Schlimmstenfalls kommt es zu (falschen) Entscheidungen oder Schlussfolgerungen aufgrund fehlerhafter Daten, was sich in vergeudeten Ressourcen und verpassten Chancen widerspiegelt.

Zudem ist das Bereinigen und Formatieren von Daten eine langwierige und sich wiederholende Aufgabe! Noch dazu resultiert mangelnde Data Governance generell in geringerer Produktivität und einer schlechteren Qualität der Entscheidungsfindung.

Eine Vielzahl von Statistiken zeigt auf, wie weitreichend diese Probleme sind:

• 71 % der Data Scientist haben aufgrund der großen Datenmengen Schwierigkeiten bei ihrer Aufgabe und geben als ihre zentrale Herausforderung die Nutzung von Daten aus einer Vielzahl von Datenquellen an
• Validity’s State of CRM Data Management in 2022 Report berichtet, dass mehr als die Hälfte der Befragten die Genauigkeit und Vollständigkeit ihrer Daten mit weniger als 80 % bewerten. Darüber hinaus ziehen 64 % der Befragten in Erwägung ihre derzeitige Stelle zu verlassen, wenn das Unternehmen die Ressourcen für einen ordentlichen CRM Datenqualitätsplan nicht aufstockt.
• Eine Studie zeigt auf, dass Datenanalysten im Durchschnitt 39 % ihrer Zeit damit verbringen Daten überhaupt erst einmal aufzubereiten, bevor sie mit ihnen arbeiten können (eine Verbesserung im Vergleich zu früheren Studien, die hierzu deutlich höhere Zahlen aufweisen)
• 76 % der Datenanalysten bewerten das Aufbereiten der Daten als den unbeliebtesten Teil ihrer Tätigkeiten

Nicht nur der Geldverlust ist ein Problem – die eben genannten Punkte vergrößern außerdem den CO2-Fußabdruck. Mitarbeiter, die mehr Zeit mit datenbezogenen Problemen verbringen, tendieren zu einem umfangreicheren Workload, bzw. arbeiten länger, was wiederum zu einem höheren Energieverbrauch führt. Unternehmen benötigen außerdem zusätzliche Mitarbeiter um ihre Ziele zu erreichen, nachdem ihre bisherigen Mitarbeiter mit überflüssigen Aufgaben bereits zeitlich ausgelastet sind.

Davon abgesehen leidet die Moral, wenn Mitarbeiter ihren Tätigkeiten nicht bestmöglich nachgehen können. Rufen wir uns hier in Erinnerung, dass 64 % der Angestellten aufgrund des mangelhaften Datenmanagements und der damit einhergehenden schlechten Qualität erwägen ihre Stelle aufzugeben. Die Fluktuation in Firmen ohne angemessene Data Governance ist tendenziell höher.

Hast du schon einmal über die ökologischen Kosten nachgedacht, die durch das Mitarbeiter On-Boarding und Off-Boarding entstehen? Viele Unternehmen greifen hierfür nach wie vor auf papiergestützte Verfahren und Prozesse zurück, wie beispielsweise auf das Ausdrucken von Formularen und Unterlagen, die von den Neuzugängen unterschrieben werden. Häufig erhöhen sich außerdem die Transportemissionen. Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, müssen eventuell zu Gesprächen oder sonstigen Austrittsmaßnahmen zum Firmengelände zurückkehren, wohingegen neue Mitarbeiter zu Schulungen, Orientierungsveranstaltungen oder anderen Einarbeitungsmaßnahmen (an)reisen.

Aber auch wenn dein Unternehmen personalbezogene Prozesse bereits bestmöglich digital umsetzt (und so CO2-Emissionen senkt): Trotzdem braucht es seine Zeit, bis neue Mitarbeiter soweit geschult sind, dass sie ihre Aufgaben mit der gleichen Effizienz wie ihre Vorgänger erledigen können. Folglich benötigen sie hierfür mehr Ressourcen als ein langjähriger Mitarbeiter.

Optimal umgesetzte Data Governance bedeutet hier, dass deine Angestellten sich ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können, die auf deinen unternehmerischen Grundsätzen basieren, anstatt mit überflüssigen Tätigkeiten Zeit zu vergeuden. Letztendlich führt Data Governance also zu höherer Mitarbeiterbindung und geringerer Umweltbelastung.

4. Data Governance ermöglicht Unternehmen weniger Ressourcen zu verbrauchen

Aufgrund schlechter Data Governance vergeuden Unternehmen unnötig Ressourcen. Experten schätzen, dass Zusammenhänge mit problematischer Datenqualität zwischen 15 und 45 % der Betriebskosten verursachen.

Inadäquate Data Governance beeinflusst außerdem die Marketing Aktivitäten eines Unternehmens. Marketingfachleute berichten, dass pro Dollar 21 Cent aufgrund mangelhafter Datenqualität verschwendet werden. Darüber hinaus vergeuden Unternehmen, die ein Lead-Generierungs Programm durchführen ohne in Daten zu investieren, 27,3 % Zeit ihrer Vertriebsmitarbeiter – pro Person kommt man hier auf 546 Stunden im Jahr.

Fehlerhafte Daten können außerdem ungenaue Kundendaten zur Folge haben, was beispielsweise dazu führt, dass eine Nachricht entweder an den falschen Kunden oder dieselbe Nachricht mehrmals an einen einzigen Kunden gesendet wird. Dies stellt nicht nur einen unnötigen Aufwand an Ressourcen dar, es kann für den Kunden zudem extrem frustrierend sein und den Ruf der Firma schädigen.

Abgesehen davon ist es nicht unwahrscheinlich, dass mangelhafte Data Governance Compliance- und Rechtskosten mit sich bringt, da die Daten, die zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen verwendet werden, möglicherweise ungenau sind. Besonders in allen regulierten Bereichen die staatlichen Vorschriften unterliegen ist Data Governance besonders wichtig. Wird ein Unternehmen extern geprüft und es stellt sich heraus, dass die Aufzeichnungen ungenau sind, kann dies eine Nichteinhaltung von Vorschriften bedeuten und hohe Strafen nach sich ziehen.

Erschreckenderweise verabsäumen es 60 % der Unternehmen die jährlichen Kosten zu kalkulieren, die ihnen durch minderwertigen Daten entstehen. Das ist ein großes Problem. Verfügen sie nicht über optimale Data Governance wenden sie mehr Ressourcen auf als sie eigentlich zum Erreichen ihrer Ziele benötigen – sei es durch das Versenden von Direktwerbung an den falschen Kunden oder durch auferlegte Bußgelder aufgrund der Nichteinhaltung von Vorschriften. Folglich vergrößert sich ihr CO2-Fußabdruck.

Mit adäquater Data Governance hingegen erreichen Unternehmen ihre Ziele mit erheblich weniger Ressourcenaufwand und reduzieren außerdem noch ihren CO2-Fußabdruck.

Wie man Data Governance erfolgreich umsetzt

Nachdem wir also besprochen haben, wie Data Governance den CO2-Fußabdruck deines Unternehmens verkleinert, schauen wir uns an wie man sie erfolgreich implementiert.

Zunächst noch einige häufige Fehler, die viele Unternehmen machen:

• Kein klares Umsetzungsprogramm. Wie heißt es so schön: „Wenn du nicht weißt, wohin du gehst, landest du ganz woanders.“ Die Grundlage eines effizienten Data Governance Programms setzt voraus, dass du das Unternehmensziel ganz genau kennst und auch weißt, wie sich dieses auf dein Unternehmen auswirkt. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, den Gesamtnutzen und deine Ziele festzulegen, bevor du dir überlegst, welche Tools und Prozesse du zur Umsetzung anwenden möchtest.
• Falsches Maß an Data Governance. Wie wir gesehen haben verringert sowohl ein Zuviel als auch ein Zuwenig an Data Governance die Effizienz – bei gleichzeitiger Verstärkung der negativen Umweltauswirkungen. Gefragt sind Balance und Flexibilität mit Fokus auf Wertsteigerung für Unternehmer und Mitarbeiter.
• Der Versuch Data Governance im Alleingang aufzubauen. Data Governance zu verstehen und umzusetzen kann ganz schön herausfordernd sein, vor allem dann, wenn ein Unternehmen nicht über Personal verfügt, das sich in dieser Materie sehr gut auskennt. (Wenn dem so wäre, würdest du Data Governance bereits erfolgreich umsetzen!)
• Den Mitarbeitern den persönlichen Nutzen nicht klarmachen. Niemand möchte an einem ohnehin schon sehr arbeitsreichen Tag noch mehr Arbeit haben – es sei denn, er versteht, warum dies für das Unternehmen wichtig ist und dass auch sein persönliches Aufgabenfeld davon profitiert. Viele Arbeitgeber schaffen es nicht, die Vorteile klar herauszuarbeiten und entsprechend zu kommunizieren, was zu Frustration und Mangel an Motivation bei den Mitarbeitern führt.

Nun aber zu den wesentlichen Bestandteilen, anhand derer du Data Governance in deinem Unternehmen erfolgreich umsetzt:

Klare Zielsetzung

Die klare Definition deiner unternehmerischen Ziele ist entscheidend um sicherzustellen, dass deine Data-Governance-Bemühungen mit diesen übereinstimmen. Was sind die gewünschten Ergebnisse, wie möchtest du deine Geschäfte verbessern? Kennst du die Antworten auf diese Fragen, kannst du eine klare Richtung festlegen und den Erfolg auch jederzeit leicht nachmessen.

Darüber hinaus stellt die Festlegung der klaren Ziele sicher, dass deine Data-Governance-Bemühungen mit der Mission deines Unternehmens in Einklang stehen. Auf diese Weise wird Data Governance als wesentlicher und wertvoller Teil in die Unternehmensabläufe integriert und nicht als isolierte und zusammenhangslose Initiative betrachtet.

Praktische Überprüfung und Monitoring

Überprüfung und Monitoring sind entscheidende Komponenten jeder Data-Governance-Strategie um sicherzustellen, dass Richtlinien und Verfahren eingehalten und Daten einheitlich und angemessen genutzt werden. Andernfalls kann es schwierig sein Probleme in Bezug auf Datenqualität, Sicherheit oder Compliance zu erkennen und zu beheben. Dies kann gravierende Folgen haben, wie z. B. Datenschutzverletzungen, Nichteinhaltung von Vorschriften oder Verlust des Kundenvertrauens.

Die Einrichtung einer Bottom-up-Feedback-Schleife für Data Governance ist ein wirksames Mittel um sicherzustellen, dass die unternehmerischen Leit- und Richtlinien mit den Bedürfnissen und Anliegen der für ihre Umsetzung zuständigen Mitarbeiter übereinstimmen. Darüber hinaus können diese jederzeit Input und Feedback zu den Data-Governance-Praktiken geben, mit denen sie tagtäglich zu tun haben. Auf diese Weise kannst du etwaige Probleme schnell erkennen und immer sicherstellen, dass die Richtlinien und Verfahren praktisch und effektiv sind.

Mach es nicht alleine

Wenn du bislang noch keine Erfahrung mit Data Governance gesammelt hast, ist die Komplexität dieser Strukturen ziemlich herausfordernd. Ein Experte hilft dir nicht nur bei dem Entwurf einer Data- Governance-Strategie für dein Unternehmen, die er genau auf die Besonderheiten und Bedürfnisse abstimmt, sondern unterstützt dich auch bei der effektiven und dauerhaft erfolgreichen Umsetzung.

Er kennt die bewährten Praktiken und Maßnahmen und weiß über Industriestandards in verschiedensten Bereichen Bescheid. So kann er auch feststellen ob Richtlinien oder Verfahren fehlen, bzw. ob Vorschriften mangelhaft sind oder Sicherheitsrisiken bestehen.

Außerdem besteht auch die Möglichkeit die im Unternehmen für Data Governance zuständigen Mitarbeiter im richtigen Umgang mit den relevanten Strukturen nicht nur zu schulen sondern auch kontinuierlich zu unterstützen.

Sicherstellung von Transparenz und Unterstützung der Mitarbeiter

Verstehen Mitarbeiter die Bedeutung von Data Governance und wie sie für ihren Tätigkeitsbereich davon profitieren können, halten sie sich eher an die internen Vorgaben zur angemessenen Datennutzung. Dies verbessert nicht nur die allgemeine Qualität deiner Firmendaten, es steigert außerdem die Effizienz und gewährleistet die Einhaltung etwaiger rechtlicher Anforderungen.

Wenn die Mitarbeiter ein gutes Grundverständnis von Data Governance und ihren Vorteilen haben, ist es außerdem viel wahrscheinlicher, dass sie auftretende Unstimmigkeiten im Zusammenhang mit der Datenverwaltung erkennen und melden. So wird sichergestellt, dass Probleme relativ schnell behoben werden können, bevor sie größeren Schaden anrichten.

Indem man den Mitarbeitern die Bedeutung von Data Governance hinreichend erklärt, schafft man eine dauerhafte Kultur der Datenverantwortung und Rechenschaftspflicht. Eine gelebte unternehmensweite Transparenz ist für den Erfolg jeder Data-Governance-Initiative unerlässlich.

Fazit

Die Vorteile effizienter und verantwortungsvoller Data Governance sind äußerst weitreichend.

Triff guten Gewissens datengestützte Entscheidungen: Dies beschert dir nicht nur ein Umsatzplus, die verbesserte Datenqualität ermöglicht außerdem eine Steigerung der Effizienz bei gleichzeitiger Verringerung der Fehlerquote. Darüber hinaus erhöht sich die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter signifikant, da die sie ihren wichtigen Aufgaben mehr Zeit widmen können, anstatt sich mit Daten von schlechter Qualität herumzuschlagen.

All dies führt zu einer Verringerung des CO2-Fußabdrucks. Sinnvoll umgesetzte Data Governance bedeutet, dass nur Daten gesammelt und gespeichert werden, die für die Ziele deines Unternehmens relevant sind. Dadurch reduziert sich der Energieverbrauch von Rechenzentren. Deine Mitarbeiter können ihre Zeit effizienter nutzen, was wiederum zu geringerem Personalbedarf und weniger Fluktuation führt. Der Gesamtaufwand an Unternehmensressourcen verringert sich und obendrein besteht ein viel geringeres Potenzial für kostspielige Geldstrafen.

Wie du nun gesehen hast, kann dein Unternehmen also effizienter arbeiten und gleichzeitig seine negativen Auswirkungen auf die Umwelt verringern. In unserer heutigen Zeit, wo sich Daten zunehmend ihren Weg in alle Lebensbereiche bahnen, ist eine angemessene Datenverwaltung für Firmen, die sich weiterentwickeln wollen, unerlässlich.

Consulting Expert

Rafał Młotek