Regulamin wydarzenia organizowanego w dniach 13-14 czerwca 2026 r. w Serocku

przez BlueSoft Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie

§ 1 Przedmiot Regulaminu 

1. § 1 Przedmiot Regulaminu
   Regulamin dotyczy zamkniętego wydarzenia organizowanego dla pracowników oraz zaproszonych gości BlueSoft Sp. z o.o. (dalej jako: „Wydarzenie”), które odbędzie się od 13 czerwca 2026 r. od godz. 12:00 do dnia 14 czerwca 2026 r. do godziny 12:30 w Hotelu Narvil w Serocku (dalej jako: „Obiekt”). Sala stanowi część Obiektu, dlatego też zapisy odnoszące się do Obiektu mają zastosowanie również do Sali. 

2. Organizatorem Wydarzenia jest spółka BlueSoft Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy Al. Jerozolimskich 134, 02-305 Warszawa, zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000138707, NIP: 526-26-67-699, REGON: 015274190 (dalej jako: „Organizator”). 

3. Każdy uczestnik Wydarzenia zobowiązany jest zachowywać się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych uczestników oraz do zapoznania się z niniejszym Regulaminem (dalej jako: „Regulamin”), jak również z regulaminem Obiektu, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu (dalej jako: „Regulamin Obiektu”). 

4. Wejście na teren Obiektu oznacza akceptację przez uczestnika Wydarzenia niniejszego Regulaminu i Regulaminu Obiektu. Uczestnicy Wydarzenia zobowiązani są do ich przestrzegania.

5. Niniejsze Wydarzenie nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 616 z późn. zm.).

§ 2 Wstęp na Wydarzenie 

1. Wydarzenie składa się z trzech części. Pierwsza część Wydarzenia – Konferencja, organizowana w dniu 13 czerwca 2026 r. w godzinach od 12:30  do 13:30. Druga część Wydarzenia – Integracja, organizowana od dnia 13 czerwca 2026 r. od godz. 13:30 do dnia 13 czerwca 2026 r. do godz. 20:00.  Trzecia część Wydarzenia – Gala Wieczorna, organizowana od dnia 13 czerwca 2026 r. od godz. 20:00 do dnia 14 czerwca 2026 r. do godz. 4:00. Zapisy w treści niniejszego Regulaminu odnoszące się do Wydarzenia, mają odpowiednie zastosowanie do poszczególnych części Wydarzenia.  

2. Uprawnionymi do udziału w Wydarzeniu są pracownicy Organizatora oraz zaproszeni przez niego goście, jeżeli zostali uwzględnieni na liście uczestników (dalej jako: „Uczestnik Wydarzenia”, „Uczestnik” lub „Uczestnicy Wydarzenia”). Wstęp na Wydarzenie możliwy będzie jedynie przez wejścia do tego wyznaczone. Wydarzenie stanowi imprezę niebiletowaną i ma charakter zamknięty.

3. Uczestnicy Wydarzenia zobowiązani są bez zbędnej zwłoki opuścić –Galę Wieczorną, nie później jednak niż do dnia 14 czerwca 2026 r. do godziny 4:00.

4. Na teren Wydarzenia zakaz wstępu lub przebywania mają osoby naruszające przepisy prawa oraz postanowienia niniejszego Regulaminu, a w szczególności osoby:
   -nie uwzględnione przez Organizatora na liście Uczestników Wydarzenia, 
   -które odmawiają̨ poddania się czynnościom: (i) sprawdzenia uprawnień do przebywania na Wydarzeniu, lub (ii) legitymowania lub nieposiadające dokumentów umożliwiających ustalenie tożsamości, 
   -znajdujące się pod widocznym wpływem alkoholu, środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających środków,
   -zachowujące się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzające zagrożenie dla bezpieczeństwa lub porządku publicznego,
   - co do których zachodzi uzasadnione podejrzenie, że w miejscu i w czasie trwania Wydarzenia mogą stwarzać zagrożenie dla jego bezpieczeństwa.

5. Usunięte z miejsca Wydarzenia zostaną osoby, które swoim zachowaniem zakłócają porządek publiczny lub zachowują się niezgodnie z Regulaminem Obiektu lub niniejszym Regulaminem. 

6. Usunięcie Uczestnika z Wydarzenia, w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w niniejszym Regulaminie, odbywa się na jego wyłączny koszt i ryzyko.  

§ 3 Obowiązki i prawa Uczestnika Wydarzenia 

1. Uczestnik Wydarzenia zobowiązany jest do informowania Organizatora lub służby porządkowej o zauważonym niebezpieczeństwie na terenie Obiektu, w szczególności o pożarze, zagrożeniu życia, zdrowia ludzkiego lub mienia.

2. Zabrania się naruszać nietykalności fizycznej innych Uczestników Wydarzenia, a także niszczenia, mienia, w szczególności stanowiącego własność Obiektu czy też innych Uczestników Wydarzenia. Za jakiekolwiek zniszczenie mienia do odpowiedzialności zostaną pociągnięci Uczestnicy Wydarzenia, którzy zniszczenia dokonali. 

3. W przypadku korzystania z udostępnionych przez Organizatora atrakcji, Uczestnicy Wydarzenia zobowiązani są bezwzględnie podporządkować się instrukcjom obsługi danej atrakcji. Zabrania się samodzielnego włączania lub wyłączania atrakcji, samodzielnej obsługi atrakcji, jak również podejmowania innych działań w tym zakresie. Za uszkodzenie atrakcji w opisanym powyżej przypadku odpowiedzialność ponosi Uczestnik Wydarzenia. Użytkowanie sprzętu wodnego pod wpływem alkoholu jest zabronione.

4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za mienie pozostawione przez Uczestnika Wydarzenia na terenie Obiektu w trakcie Wydarzenia, w szczególności za rzeczy osobiste Uczestnika Wydarzenia.

5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenie mienia Uczestnika Wydarzenia przez innego Uczestnika Wydarzenia.

6. Uczestnicy Wydarzenia, korzystający z oferty noclegowej Obiektu, zobowiązani są do przestrzegania zasad wynikających z Regulaminu Obiektu, w szczególności odnoszących się do kwestii zameldowania i wymeldowania gości hotelowych z pokoi hotelowych w Obiekcie:

1. doba hotelowa trwa od godziny 16:00 w dniu 13 czerwca 2026 r. do godziny 12:00 w dniu 14 czerwca 2026 r.,

2. niewymeldowanie się z pokoju hotelowego w terminie, o którym mowa w pkt a) powyżej spowoduje obciążenie Uczestnika Wydarzenia kosztami kolejnej dobowy hotelowej, które to koszty Uczestnik ma obowiązek pokryć we własnym zakresie przy wymeldowaniu się z pokoju hotelowego.

7. Koszty dodatkowych usług odpłatnych oferowanych przez Obiekt, a w szczególności usługi prania, mini-bar, zamówienie dodatkowych napojów lub dań, zostaną poniesione bezpośrednio przez Uczestnika korzystającego z usług dodatkowych. Uczestnik zobowiązany jest zapoznać się z ofertą usług dodatkowych, a w przypadku skorzystania z usług dodatkowych, Uczestnik ma obowiązek pokryć koszty usług dodatkowych we własnym zakresie przy wymeldowaniu się z pokoju hotelowego.

§ 4 Wizerunek 

1. Organizator informuje, że Wydarzenie będzie dokumentowane fotograficznie, zaś materiały 
   z Wydarzenia nieodpłatnie rozpowszechniane w celach promocyjnych Organizatora. Ewentualne wizerunki Uczestników Wydarzenia utrwalone w trakcie tworzenia materiału, będą rozpowszechniane w oparciu o art. 81 ust. 1 i ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. 

2. Wstęp na Wydarzenie jest równoznaczny z wyrażeniem przez Uczestnika Wydarzenia zgody na nieodpłatne wykorzystanie i przetwarzanie wizerunku przez Organizatora utrwalonego w ramach uczestnictwa w Wydarzeniu jakąkolwiek techniką na wszelkich nośnikach (w tym w postaci fotografii i dokumentacji filmowej) oraz publikację danych osobowych podczas promocji Wydarzenia przez Organizatora. Uczestnik Wydarzenia wyraża również zgodę na wykorzystanie wizerunku przez inne osoby współpracujące z Organizatorem, przy realizacji Wydarzenia, w tym na obrót egzemplarzami nośników, na których utrwalono ten wizerunek, na zwielokrotnianie wizerunku wszelkimi dostępnymi aktualnie technikami i metodami. Uczestnik, który nie wyraża zgody na przetwarzanie wizerunku w celach promocyjnych, uprawniony jest do zgłoszenia sprzeciwu Organizatorowi przed wejściem na teren Obiektu; zgłoszenie sprzeciwu nie pozbawia prawa do udziału w Wydarzeniu.

3. Uczestnik Wydarzenia biorąc udział w Wydarzeniu wyraża zgodę na nieodpłatne wykorzystanie jego wizerunku utrwalonego podczas Wydarzenia na stronie internetowej Organizatora oraz na nieodpłatne wykorzystanie jego wizerunku utrwalonego podczas Wydarzenia w mediach społecznościowych Organizatora oraz udostępnienie jego danych w postaci wizerunku administratorowi portalu tj.: Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin, Irlandia i Facebook, Inc. 1601 Willow Road, Menlo Park, CA 94025 oraz LinkedIn Ireland Unlimited Company, Gardner House, Wilton Plaza, Dublin 2, Ireland.

4. Administratorem danych osobowych jest Organizator. Dane osobowe (wizerunek) będą przetwarzane wyłącznie na potrzeby promocji Wydarzenia i jego dokumentacji.

5. Dane w zakresie wizerunku będą przetwarzane przez czas promocji Wydarzenia, ewentualnie do czasu przedawnienia roszczeń mogących powstawać w powyższym zakresie. 

6. Przetwarzanie podanych danych następuje w oparciu o dobrowolną zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO). Dane będą mogły być również przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony roszczeń, jako uzasadniony interes administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

7. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Organizatorem, w szczególności podmiotom świadczącym usługi dla Organizatora oraz usługi archiwizacji.

8. W przypadku publikacji danych na portalu Facebook, dane Uczestnika Wydarzenia mogą być udostępnione Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin, Irlandia i Facebook, Inc. 1601 Willow Road, Menlo Park, CA 94025, USA. To oznacza, że dane Uczestnika mogą być przekazane do Stanów Zjednoczonych Ameryki, gdzie obowiązują inne przepisy z zakresu ochrony danych osobowych, które w szczególności mogą nie zapewniać dostatecznego poziomu ochrony. Dane Uczestnika zostaną przetransferowane przez serwis Facebook na jego serwery w celu stworzenia kopii zapasowej oraz w celach związanych z działalnością serwisu.

9. W zakresie przewidzianym prawem Uczestnikowi Wydarzenia przysługuje prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Przysługuje mu także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

10. Uczestnikowi Wydarzenia przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

§ 5 Dane Osobowe 

1. Administratorem danych osobowych Uczestników Wydarzenia przetwarzanych na potrzeby Wydarzenia jest Organizator, tj. BlueSoft Sp. z o.o. Dane Uczestnika Wydarzenia będą przetwarzane wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia Wydarzenia, którego główną funkcją jest integracja uczestników Wydarzenia, stanowiąca nierozłączny element ich zwykłej działalności biznesowej. 

2. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) oraz innymi obowiązującymi przepisami.

3. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Organizatorem, w szczególności podmiotom świadczącym usługi dla Organizatora w trakcie Wydarzenia oraz usługi archiwizacji.

4. Dane osobowe podane przez Uczestnika wejściu na Wydarzenie (dane identyfikacyjne, dane kontaktowe) Organizator lub podmioty o których mowa w ust. 3 powyżej przetwarzają, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w celu przeprowadzenia procesu rejestracji i organizacji Wydarzenia. Dane osobowe pozyskane przez Organizatora lub podmioty o których mowa w ust. 3 podczas trwania Wydarzenia (dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, wizerunek) Organizator lub podmioty o których mowa w ust. 3  przetwarzają, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w celu organizacji i przeprowadzenia Wydarzenia. Dane osobowe podane przez Uczestnika mogą być przetwarzane również w celu realizacji obowiązków Organizatora lub podmiotów o których mowa w ust. 3 przewidzianych prawem (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz w celu ochrony praw Organizatorów lub podmiotów o których mowa w ust. 3, w tym w szczególności dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami (prawnie uzasadniony interes administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wizerunek Uczestników pozyskany podczas trwania Wydarzenia i przetwarzany w celach promocyjnych Organizatora jest przetwarzany na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona zgodnie z § 4 ust. 2 Regulaminu).

5. Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie przez czas niezbędny do osiągnięcia celów ich przetwarzania wskazanych w niniejszej informacji lub wypełnienia obowiązków nałożonych prawem, a jeżeli okres przedawnienia roszczeń wynikających z tych celów jest dłuższy – maksymalnie do czasu upływu terminu przedawnienia.

6. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty współpracujące z Organizatorem w zakresie organizacji i prowadzenia Wydarzenia, dostawcy usług IT, jak również podmioty świadczące na rzecz Organizatora usługi księgowe, doradcze, marketingowe.

7. Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza obszar EOG. Wyjątej stanowi transefr danych w postaci wizerunku za pośrednictwem serwisów Meta/Facebook do USA. 

8. Na zasadach określonych w przepisach regulujących ochronę danych Uczestnikowi Wydarzenia przysługuje prawo do żądania dostępu do podanych danych, ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzania, usunięcia, prawo do przenoszenia danych, a także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 ust.1. a) RODO Uczestnik ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

10. W przypadkach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), Uczestnikowi przysługuje, z zastrzeżeniem ograniczeń przewidzianych w przepisach, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeżeli jest to uzasadnione szczególną sytuacją Uczestnika lub jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego.

11. Ww. uprawnienia (poza prawem do wniesienia skargi do organu nadzorczego) Uczestnik Wydarzenia może realizować przesyłając stosowne żądanie na adres Organizatora.

§ 6 Postanowienia końcowe 

1. Uczestnik Wydarzenia nie może rejestrować, wykorzystywać ani przesyłać dźwięku lub obrazu Wydarzenia do użytku innego niż wyłącznie użytek prywatny.

2. W przypadku zaistnienia spraw spornych, nieuregulowanych Regulaminem decyzje podejmuje Organizator lub służba porządkowa Organizatora.

3. W każdym czasie Organizator ma prawo do zmiany lub uzupełnienia Regulaminu. Informacja o zmianie Regulaminu zostanie podana do wiadomości Uczestników Wydarzenia, w taki sam sposób jak niniejszy Regulamin.

4. Załączniki do niniejszego Regulaminu stanowią jego integralną część. 

Załącznik nr 1 – Regulamin Obiektu 

Za złamanie regulaminu zostanie nałożona na gościa każdorazowo kara w wysokości ustalonej przez Managera On Duty, która będzie odpowiadała wartości poniesionej przez Hotel szkody.