Zmiany, ryzyka, sytuacje kryzysowe: Czy zarządzanie poprzez KPI ma jeszcze sens?

W dzisiejszym odcinku podcastu „Business Tech Talks powered by BlueSoft” gościmy Łukasza Bobera, Managing Directora w BlueSoft. Rozmawiamy o tym, czy zarządzanie poprzez KPI nadal pozwala skutecznie kontrolować kondycję organizacji oraz o tym, jak powinien wyglądać nowoczesny system monitorowania kluczowych wskaźników efektywności. Zastanawiamy się, jak dobierać KPI do różnych poziomów zarządzania, ograniczać nadmiar dashboardów i przełamywać silosy informacyjne. Przyglądamy się również temu, jak połączyć zarządzanie operacyjne z zarządzaniem ryzykiem i sytuacjami kryzysowymi – od awarii i cyberataków po zagrożenia geopolityczne. Rozmawiamy także o jednym źródle prawdy, Business Intelligence, AI oraz platformie JayBSC, która integruje dane, KPI i komunikację w organizacji. Poniżej znajduje się szczegółowy skrót transkrypcji odcinka.

Czy zarządzanie poprzez KPI nadal ma sens?

KPI, czyli kluczowe wskaźniki efektywności, od lat są jednym z podstawowych narzędzi zarządzania organizacją. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy firma zaczyna monitorować zbyt wiele danych albo wykorzystuje wskaźniki, które nie odpowiadają rzeczywistym potrzebom biznesowym.

Nie istnieje jeden uniwersalny zestaw KPI odpowiedni dla każdej firmy. Nawet przedsiębiorstwa działające w tej samej branży mogą potrzebować innych wskaźników. Standardy mogą stanowić punkt wyjścia, ale powinny zostać dopasowane do specyfiki organizacji, jej strategii i procesów.

Równie ważne jest dostosowanie KPI do poziomu zarządzania. Zarząd potrzebuje innych informacji niż manager fabryki czy pracownik konkretnej linii produkcyjnej. Pokazywanie wszystkim tych samych danych może prowadzić do przeciążenia informacyjnego i utrudniać podejmowanie decyzji.

Jak wybrać właściwe KPI i uniknąć nadmiaru danych?

Więcej danych nie zawsze oznacza lepsze decyzje. Jeżeli dashboard zarządczy zawiera dziesiątki wskaźników, użytkownik może mieć problem z szybkim rozpoznaniem, które informacje rzeczywiście wymagają jego uwagi.

Dlatego skuteczne zarządzanie przez KPI powinno opierać się na hierarchii informacji. Na najwyższym poziomie dashboard powinien odpowiadać przede wszystkim na pytanie: czy organizacja działa prawidłowo?

Pomocny jest tutaj prosty model RAG – red, amber, green. Zielony oznacza prawidłowe funkcjonowanie, żółty sygnalizuje potencjalne ryzyko, a czerwony wskazuje problem wymagający reakcji. Dopiero po zauważeniu nieprawidłowości użytkownik powinien móc przejść do bardziej szczegółowych danych i zidentyfikować przyczynę problemu.

Tak zaprojektowany dashboard KPI nie próbuje pokazać wszystkiego jednocześnie. Dostarcza właściwą informację odpowiedniej osobie i umożliwia przechodzenie od obrazu strategicznego do danych operacyjnych.

Silosy informacyjne: dlaczego utrudniają zarządzanie organizacją?

Jednym z największych wyzwań dla dużych przedsiębiorstw są silosy informacyjne. Poszczególne działy, fabryki czy jednostki biznesowe mogą korzystać z własnych narzędzi, sposobów raportowania i definicji danych.

Problem staje się szczególnie widoczny w organizacjach działających globalnie. Poszczególne fabryki mogą inaczej raportować stany magazynowe, a nawet stosować różne definicje SKU. Podobne trudności pojawiają się przy definiowaniu klienta – zwłaszcza gdy na części rynków sprzedaż odbywa się bezpośrednio, a na innych pośrednio.

Dlatego ważnym elementem skutecznego zarządzania danymi w organizacji jest stworzenie wspólnego słownika pojęć i jednego źródła prawdy – single source of truth. Dane trafiające do zarządu powinny być spójne niezależnie od tego, z którego działu, systemu czy lokalizacji pochodzą.

Zarządzanie kryzysowe a codzienne monitorowanie KPI

Organizacja funkcjonująca w normalnych warunkach monitoruje produkcję, sprzedaż, efektywność i realizację planów. Sytuacja zmienia się jednak, gdy pojawia się poważny incydent – awaria, cyberatak czy zagrożenie geopolityczne.

W wielu firmach zarządzanie kryzysowe i codzienne zarządzanie operacyjne funkcjonują jednak jako dwa oddzielne obszary. Organizacja może więc otrzymać informację o poważnym zagrożeniu, podczas gdy dashboard produkcyjny nadal pokazuje wszystkie KPI na zielono.

Takie rozdzielenie utrudnia uzyskanie pełnego obrazu sytuacji. Informacje dotyczące bezpieczeństwa, odporności organizacji i potencjalnych zagrożeń powinny być powiązane z KPI biznesowymi. Dopiero wtedy zarząd może ocenić nie tylko bieżące wyniki, ale również potencjalny wpływ sytuacji kryzysowej na działalność przedsiębiorstwa.

Odporność organizacji i cyberbezpieczeństwo jako element zarządzania

Pomiędzy codziennym funkcjonowaniem firmy a pełną sytuacją kryzysową znajduje się jeszcze obszar odporności organizacji – resilience. Obejmuje on przygotowanie przedsiębiorstwa na zdarzenia, które mogą zakłócić jego działalność.

Dotyczy to również cyberbezpieczeństwa. W odcinku pojawia się przykład infrastruktury energetycznej i farm wiatrowych, w których brak odpowiednich przeglądów oprogramowania może stwarzać ryzyko cyberataku.

Problemem nie jest więc wyłącznie samo zagrożenie technologiczne. Istotne jest także powiązanie informacji o bezpieczeństwie z biznesem i pokazanie, jaki wpływ dany incydent może mieć na operacje organizacji.

Komunikacja kryzysowa: właściwa informacja do właściwej osoby

Dane i KPI mają wartość tylko wtedy, gdy informacja dociera do odpowiedniej osoby w odpowiednim momencie. Dlatego skuteczny system zarządzania powinien uwzględniać również komunikację kryzysową i operacyjną.

Nie każdy komunikat wymaga natychmiastowej reakcji i nie każdy powinien trafiać do całej organizacji. Ważne jest odpowiednie agregowanie informacji, tworzenie kanałów oraz określenie, które komunikaty mają charakter informacyjny, a które wymagają działania.

Dobrym kierunkiem jest integracja systemów zarządczych z narzędziami, z których pracownicy korzystają już na co dzień, np. Microsoft Teams. Pozwala to uniknąć tworzenia kolejnego kanału komunikacji i może ułatwić adopcję nowych technologii w organizacji.

JayBSC – integracja KPI, danych i dashboardów zarządczych

Omawiany w podcaście JayBSC to modularna platforma wspierająca zarządzanie organizacją, monitorowanie KPI oraz integrację informacji pochodzących z różnych obszarów firmy.

Rozwiązanie może działać na poziomie strategicznym, dostarczając zarządowi ogólny dashboard pokazujący kondycję organizacji, ale może również schodzić do poziomu operacyjnego – np. konkretnej fabryki czy linii produkcyjnej.

Istotnym elementem jest możliwość stworzenia jednego źródła prawdy dla danych zarządczych. Zamiast budować kolejne niezależne dashboardy, organizacja może agregować i porządkować informacje pochodzące z różnych systemów.

Platforma jest przy tym rozwiązaniem konfigurowalnym. Punktem wyjścia mogą być istniejące standardy i metodyki, takie jak Balanced Scorecard, jednak sposób raportowania, komunikacji i prezentowania KPI może zostać dostosowany do potrzeb konkretnej organizacji.

Business Intelligence i KPI – czy potrzebny jest kolejny system BI?

JayBSC nie musi zastępować istniejących narzędzi Business Intelligence. Może być rozwiązaniem komplementarnym wobec systemów takich jak Power BI, Tableau czy Qlik.

W przypadku rozwiązania opisywanego w podcaście warstwa raportowa może wykorzystywać Power BI, natomiast cały ekosystem obejmuje również m.in. Power Apps, aplikację mobilną, integrację z Microsoft Teams oraz Dataverse.

Najważniejsze jest zachowanie spójności danych. Informacja wprowadzona na poziomie operacyjnym powinna być właściwie odzwierciedlona w warstwie raportowej. Dzięki temu zarząd, menedżerowie i pracownicy korzystają z danych opartych na tych samych definicjach.

Jak rozpoznać, że firma potrzebuje lepszego systemu KPI?

Nie ma jednego uniwersalnego sygnału świadczącego o konieczności zmiany sposobu zarządzania. Istnieją jednak symptomy, które powinny skłonić organizację do analizy obecnego modelu.

Jednym z nich są powtarzające się problemy. Jeżeli ten sam błąd lub incydent wystąpi ponownie, może to oznaczać, że organizacja nie wykorzystuje wiedzy z wcześniejszych doświadczeń.

Kolejnym sygnałem może być spadek produktywności lub trudność z oceną wpływu nowych regulacji, takich jak NIS2 czy DORA. Jeśli firma nie potrafi określić, jak zmiany regulacyjne wpłyną na jej działalność, może to świadczyć o tym, że monitorowane dane nie dają wystarczającego obrazu sytuacji.

Warto również obserwować wykorzystanie dostępnych narzędzi. Jeśli pracownicy unikają aplikacji, dashboardów czy systemów raportowych, ponieważ są one zbyt skomplikowane, zawierają zbyt wiele KPI lub nie odpowiadają na ich potrzeby, sama rozbudowa technologii nie rozwiąże tego problemu.

AI w zarządzaniu organizacją i analizie sytuacji kryzysowych

Sztuczna inteligencja w zarządzaniu organizacją może wspierać zarówno analizę danych, jak i komunikację. Jednym z zastosowań generatywnej AI jest tworzenie raportów dotyczących sytuacji kryzysowych, które mogą pomóc organizacjom zachować wiedzę o wcześniejszych incydentach i wykorzystać ją w przyszłości.

AI może również upraszczać interakcję użytkownika z systemem. Zamiast wyszukiwać odpowiednie funkcje w interfejsie, pracownik może przekazać informację w naturalny sposób, np. za pośrednictwem komunikatora, a system może wykorzystać ją do aktualizacji odpowiednich danych.

Nie oznacza to jednak pełnej eliminacji człowieka z procesu. Wyniki generowane przez AI powinny być weryfikowane, a automatyzacja powinna dotyczyć dobrze zaprojektowanych procesów. Human-in-the-loop pozostaje istotnym elementem wykorzystania AI w organizacji.

Czy nadal warto zarządzać firmą na podstawie KPI? Podsumowanie

Zarządzanie poprzez KPI nadal może być skutecznym sposobem monitorowania kondycji organizacji, ale samo zwiększanie liczby wskaźników nie prowadzi automatycznie do lepszych decyzji. Kluczowe znaczenie ma wybór właściwych KPI, dopasowanie ich do poziomu zarządzania oraz połączenie danych strategicznych, operacyjnych i informacji o ryzyku.

Nowoczesne zarządzanie organizacją wymaga również przełamywania silosów informacyjnych, tworzenia jednego źródła prawdy oraz sprawnej komunikacji pomiędzy biznesem, IT i obszarem bezpieczeństwa.

Technologie takie jak Business Intelligence, Microsoft Power Platform, AI czy platforma JayBSC mogą pomóc uporządkować ten ekosystem i dostarczać właściwe informacje właściwym osobom. Technologia pozostaje jednak narzędziem – podstawą skutecznego zarządzania są dobrze zaprojektowane procesy, spójne dane oraz gotowość organizacji do ciągłego uczenia się i optymalizacji.